Menyambut karyawan baru secara virtual atau virtual onboarding memiliki tantangan tersendiri. Metode ini membuat karyawan baru sulit untuk beradaptasi dan menjadi satu dengan lingkungan pekerjaan baru.

Sebagai praktisi HR, tentu Anda harus mulai memutar otak untuk membuat proses virtual onboarding menjadi sebaik atau bahkan lebih baik dari proses onboarding tatap muka. Berikut ini beberapa cara yang dapat Anda coba agar karyawan baru dapat melewati proses onboarding dengan lebih mulus dan beradaptasi dengan lebih baik walaupun secara online.

Gunakan gol yang sama, media yang berbeda

Baik virtual maupun tatap muka, tujuan onboarding Anda tetaplah sama:

• Perkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, misi dan nilai-nilai utama
• Buat mereka merasa diterima
• Perkenalkan mereka dengan atasan dan tim
• Berikan alat dan training yang dibutuhkan untuk bekerja dengan baik.

Selalu ingat gol utama proses onboarding Anda walau dilakukan secara online.

Bayangkan diri Anda seperti karyawan baru

Sebelum menyusun agenda onboarding, tempatkan diri Anda di posisi karyawan baru. Apa yang ingin dipelajari seorang karyawan baru dalam 30 hari pertama atau 90 hari pertama?

Anda mungkin sudah memiliki daftar apa saja yang ingin Anda sampaikan pada saat onboarding, tapi bagaimana dengan karyawan baru tersebut? Karena itu, selalu tanyakan pada mereka apa saja yang mereka butuhkan untuk dapat beradaptasi dan bekerja dengan baik. Masukkan hal ini dalam to-do list Anda.

Mulai lebih awal

Beberapa HR memulai proses perkenalan dan onboarding tepat pada hari pertama karyawan masuk bekerja. Jika memungkinkan, mulailah lebih awal dengan mengirimkan tutorial sheet atau tutorial dasar lainnya. Petunjuk seperti cara penggunaan aplikasi (email, aplikasi chat, task management tools dan lainnya) beserta login details sangat berguna jika dikirimkan beberapa hari sebelumnya.

Anda juga dapat membuat video perkenalan dari tim dan atasan karyawan baru sehingga mereka dapat mengenal wajah dan nama anggota tim. Dengan memulai lebih awal, Anda dapat menghemat banyak waktu dan benar-benar membahas poin-poin inti pada saat hari pertama dimulai.

Melakukan setup teknologi

Salah satu hal paling penting agar karyawan baru dapat langsung memulai berkenalan adalah dengan mengenalkan alat, aplikasi dan software yang akan digunakan setiap hari. Namun akan sulit melakukan hal ini secara virtual dengan karyawan baru lantaran dilakukan dari rumah masing-masing. Salah satu solusinya adalah dengan membuat video tutorial untuk memudahkan karyawan baru melakukan pengaturan sendiri di rumah.

Anda dapat memperkenalkan aplikasi dan software apa saja yang digunakan oleh divisi terkait dan bagaimana memulai membuat akun atau masuk ke akun baru yang telah disiapkan. Untuk kendala tertentu, Anda dapat melakukan sesi telepon atau video call untuk membantu karyawan mengatasi masalah jaringan atau aplikasi.

Onboarding > transfer informasi

Onboarding lebih dari sekedar menyampaikan informasi ketenagakerjaan dan peraturan serta kebiasaan perusahaan. Sebagai HR, Anda harus membuat proses onboarding menjadi menarik dan tercipta hubungan antara Anda dan karyawan baru.

Selain mengirimkan video perkenalan, Anda dapat mengirimkan gift bag berisi merchandise perusahaan kepada karyawan baru untuk menandakan adanya transisi atau proses masuknya karyawan ke dalam perusahaan.

HR juga sebaiknya menjadwalkan virtual lunch atau virtual coffee break di mana Anda mengirimkan lunch box atau coffee package kepada karyawan baru dan kemudian melakukan sesi ngobrol santai antara karyawan baru dan karyawan dari divisi lain.

Hal ini bertujuan agar karyawan baru merasa diterima dan dapat mengenal budaya perusahaan dengan lebih baik.

Mintalah feedback

Seiring dengan perkembangan perusahaan, kegiatan onboarding Anda juga harus berkembang. Sebagai contoh, tim HR Linkedin mengadakan sesi survei online untuk para “lulusan” onboarding di mana mereka memberikan penilaian dan masukan untuk berbagai aspek dalam proses onboarding yang mereka jalani.

Anda juga dapat mengirimkan formulir online di mana para karyawan baru dapat mengisinya secara anonimus.

Enam cara di atas dapat Anda coba untuk meningkatkan kualitas virtual onboarding perusahaan. Proses onboarding adalah momen yang penting bagi karyawan baru karena dalam proses inilah mereka berusaha untuk memahami budaya dan kebiasaan perusahaan dan beradaptasi dengan rekan satu tim. Semakin baik proses onboarding, semakin baik kinerja karyawan baru ini ke depannya.